Persondatapolitik

Persondatapolitik

i Lautrupgaard Musikfabrik             

1. december 2021

1. Om skolens persondatapolitik.

I dette dokument beskrives, hvordan vi indsamler, behandler og opbevarer personoplysninger.
Denne persondatapolitik vil blive opdateret efter behov.

2. Hvad er Personoplysninger?

Personoplysninger omfatter enhver form for information om en identificeret eller identificerbar fysisk person. Der er to typer personoplysninger:

  1. Følsomme personoplysninger
  2. Almindelige personoplysninger.

Følsomme oplysninger er: race eller etnisk oprindelse, politisk, religiøs eller filosofisk overbevisning, fagforeningsmæssigt tilhørsforhold, genetiske og biometriske data, helbredsoplysninger eller oplysninger om en fysisk persons seksuelle forhold eller seksuelle orientering.

Almindelige personoplysninger er: Alle andre oplysninger som ikke er ”følsomme”. Herunder navn, adresse, økonomiske forhold, kundeforhold osv. CPR kan jf. Persondatalovens §11 behandles, hvis det følger af lov eller bestemmelser fastsat i henhold til lov og betragtes ikke som følsom oplysning.

3. Hvilke personoplysninger behandler vi og hvad er formål?

For at kunne levere services til vores deltagere, herunder kursustilmelding, fakturering, udsendelse af kursusrelevante informationer og dokumentation samt indberette deltagerinformationer til kommuner jf. Folkeoplysningsloven og de kommunale tilskudsregler, behandler vi kun de informationer som sagligt er nødvendige for at levere ydelsen og efterleve lovgivningen.

Disse informationer er:

  1. Navn og efternavn
  2. Adresse
  3. Fødselsdato/CPR nr.
  4. E-mail adresse
  5. Telefon nummer.

Kommunal tilknytning (herunder handlekommune, betalingskommune, opholdskommune).

Visse kurser kræver dog, at du oplyser yderligere informationer, så som instrument du spiller eller dine sangmæssige kundskaber.

Medmindre der foreligger eksplicitte persondatakrav fra de kommunale myndigheder, behandler vi ikke personfølsomme oplysninger.

4. Hvordan indsamler vi oplysninger?

Indsamling af personoplysninger kan ske på en af de følgende måder:

  • Via mail kontakt, hvor dine data bliver kopieret i administrationsprogram af skolen.

5. Hvor længe opbevarer vi oplysninger?

Jf. Bogføringslovens §10 opbevarer vi personoplysningerne i 5 år, regnet fra udgangen af det pågældende regnskabsår, hvor kursusforløbet sidst er gennemført.

6. Hvem har adgang til oplysningerne?

Kun betroede personer med saglige formål kan have adgang til alle eller dele af lagrede persondata. Disse er:

  • Skolens musikskoleleder, som er ansvarlig for indskrivning, booking, fakturering af deltagere, tilskudsregneskab, bogføring og kommunikation med myndighederne.
  • Skolens undervisere og foreninger, som informeres om navne og andre sagligt begrænsede informationer mht. dannelsen af deltagerlister, mødeprotokoller og mødekort.

7. Videregivelse af oplysninger.

For at kunne opfylde købsaftaler mm., videregiver vi de informationer som er nødvendige for at gennemføre aftalen og identificere deltageren/betaleren. Samtidigt videregiver vi oplysninger til de offentlige myndigheder jf. den gældende lovgivning.

  • Navn og kontaktinfo kan videregives til kommunen jf. Folkeoplysningsloven og tilskudsreglerne.
  • CPR-nr. videregives til kommunen jf. reglerne om mellemkommunal refusion.

8. Opbevaring af data og Databehandlere

Dataet indsamlet i digital form via vores administrationsprogram lagres jf. Databehandleraftalen med Dansk Oplysnings Forbund, hos DOF’s underleverandør DanDomain eller i skolens administrationsprogram. DOF’s betroede IT-supportere har formålsbegrænset adgang til data og kun i det omfang, det er nødvendigt for at yde kvalificeret IT-support. Vores aftale med databehandlere sikrer, at de lever op til en høj standard for informationssikkerhed.

Evt. persondata sendt via mail opbevares i Office 365 cloud med Microsofts gældende garantier for datasikkerhed.

9. Cookies og logfiler

På skolens hjemmeside bruger vi Cookies til Google Analytics. Vi bruger cookies for at forbedre hjemmesidens funktioner og til statistik. Der lagres ingen personhenførbare oplysninger i vores cookies. Cookies, som vi bruger, indeholder bl.a. informationer om:

  • Hvilke sider besøgende har besøgt og hvornår, IP-adresse de besøgende har, hvor i landet besøgende kommer fra.
  • Hvilken sprog, browser og OS besøgende bruger.
  • Hvilke søgeord besøgende har brugt for at generere indhold og hvilken side besøgende kommer fra
  • Hvilke links besøgende har klikket på.

Besøgende på vores hjemmeside, tilkendegiver accept disse statistik-cookies. Hvis man slår cookies fra i sin browser, vil man dog fortsat – og uden begrænsninger – kunne bruge vores hjemmeside.

10. Dine rettigheder

Alle er jf. gældende lovgivning garanteret følgende rettigheder:

  1. Retten til at modtage oplysning om en behandling af sine personoplysninger (oplysningspligt).
    Man har som udgangspunkt ret til at vide, hvem der er dataansvarlig, hvad formålet med behandlingen er og hvem der modtager/behandler oplysningerne.
    Retten til at få indsigt i sine personoplysninger (indsigtsret).
    Man kan bede om at få at vide, hvilke oplysninger vi behandler.
  2. Retten til at få urigtige personoplysninger berigtiget (retten til berigtigelse).
    Hvis man mener, at oplysninger vi har er forkerte, unøjagtige eller mangelfulde, kan man bede om at få oplysningerne rettet.
  3. Retten til at få sine personoplysninger slettet (retten til at blive glemt).
    Hvis man mener, at de oplysninger vi har om pågældende ikke er nødvendige i forhold til det formål, som de oprindelig er indsamlet til, kan man bede om at få oplysningerne slettet. Vær dog opmærksom på, at vi har pligt og ret til at opbevare visse personoplysninger for at overholde reglerne i Folkeoplysningsloven og de kommunale retningslinjersamt bogføringspligten.
  4. Retten til at gøre indsigelse

Man har ret til at gøre indsigelse mod at personoplysninger anvendes til bl.a. direkte markedsføring og profilering. Vi bruger dog ikke profilering og evt. markedsføring vil altid være knyttet til et eksplicit samtykke.

Ved henvendelse til os vedr. et af ovenstående punkter (indsigt, berigtigelse, sletning mm.) får man senest en måned efter en besked om, hvad vi gør ved henvendelsen. Hvis man f.eks. beder om at få sine oplysninger rettet eller slettet, vil vi normalt undersøge, om alle betingelser er opfyldt, herunder om der er hjemmel i lovgivningen for fortsat behandling af data.

11. Samtykke

For at kunne indsamle persondata til andre formål, f.eks. supplerende informationer vedr. et kursus eller ved tilmelding til vores nyhedsmail, kan vi gøre brug af samtykke, hvis det er nødvendigt.

Samtykke kan være skriftlig eller mundtligt, men vi skal kunne dokumentere, at samtykket er givet. Samtykket kan også gives via mail eller andet digital kommunikation.

Det er vigtigt at nævne, at et samtykke altid er frivilligt. I praksis betyder det, at vi aldrig vil betinge deltagelse på et kursus med et samtykke om f.eks. nyhedsbrev.

12. Sikkerhed

Vi sørger naturligvis for at data opbevares sikkert og diskret. Vores sikkerhedsforanstaltninger deles op i de organisatoriske og de tekniske foranstaltninger.

De organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger betyder, at det kun er skolens leder der har adgang til dine personoplysninger. Derudover har vores undervisere begrænset adgang til dine personoplysninger, herunder kun oplysninger som har relevans til kursusafvikling (se også pkt. 6).

De tekniske sikkerhedsforanstaltninger relateres til vores brug af IT-systemer til registrering og administration af hold- og deltagerdata. Vores interne IT-systemer (PC’er mm.) er yderligere beskyttet med adgangskoder, opdateret antivirusprogram og firewall og evt. fysisk materiale opbevares aflåst. Ved destruering eller reparation af IT-udstyr, sørges der for, at oplysninger ikke kan komme til uvedkommendes kendskab.

13. Klager og kontaktinfo

Klager over skolens behandling af personoplysninger, indsigelser samt spørgsmål vedr. skolens persondatapolitik rettes til Dataansvarlig:

Lautrupgaard Musikfabrik
Dataansvarlig Musikskoleleder Torben Liljeroth
Lautrupvej 2, 2750 Ballerup
Tlf. 20709575
musikfabrik@lautrupmusik.dk
CVR.nr. 26326370

 

dof